Правила оформления заявки экспедитору

21.02.2013

В этой статье мы расскажем, как правильно сформировать заявку экспедитору на перевозку груза автомобильным транспортом.

Для этого, в первую очередь, нужно понимать, откуда в принципе появился такой документ, как Заявка на перевозку груза, в чем его сущность и значение в современной практической логистике, чем регламентируется правильное заполнение этого документа, каковы обязательные элементы при составлении или заполнении заявки.

Специалисты по логистике утверждают, что наиважнейшая задача логиста состоит в умении составить из нескольких участков логистической цепочки схему перевозки таким образом, чтобы исключить возможные сбои и добиться максимальной автономности ее работы, т.е. минимума управленческих решений для регулирования уже действующей логистической цепочки со стороны самого логиста. Основным инструментом достижения этой цели является Заявка на перевозку груза. Грамотно составленная заявка экономит время специалиста, для заказчика же она является способом официального делового общения и рычагом для урегулирования спорных ситуаций. Таким образом, в сущности, Заявка – форма делового, максимально регламентированного общения между заказчиком и исполнителем, она одинаково полезна обеим сторонам, следовательно, следует обращать особое внимание при ее составлении и заполнении.

Со стороны заказчика, количество элементов необходимое для указания исполнителю в заявке может быть разным и зависеть в первую очередь от количества участников автомобильной перевозки и ролей, которые они совмещают. В перевозке участвуют:

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• плательщик;
• заказчик;
• перевозчик.

Заказчик, может одновременно быть грузополучателем и плательщиком, иногда даже перевозчиком (в случае если от исполнителя нужны только услуги отпуску груза со склада и оформления документов), а возможна ситуация, когда все эти участники автоперевозки являются отдельными юридическими лицами. И в первом и во втором случаях информация об этих участниках должна быть отражена в транспортных документах, при этом правильное их заполнение в интересах заказчика. Поэтому следует отразить максимально полную информацию о них в заявке.

Таким образом, следует понимать, что (в автоперевозках) не существует какой-либо единой утвержденной формы заявки, но требования к ней продиктованы требованиями законодательства Российской Федерации к оформлению транспортных документов, форма заявки утверждается договором организации перевозок автомобильным транспортом, частью которого она является, и следовательно, у разных транспортных компаний заявка может различаться. Еще раз: заявка в автоперевозках регламентируется требованиями к заполнению транспортных документов.

Вне зависимости от формы заявки, помимо реквизитов участников перевозки (если информация о них должна быть дана заказчиком) заказчику всегда следует указывать:

• адрес пункта загрузки;
• адрес пункта разгрузки;
• время прибытия транспортного средства под погрузку;
• время прибытия транспортного средства под выгрузку или срок доставки груза;
• контактное лицо, отвечающее за погрузку выгрузку;
• характеристики груза: наименование груза, вес (брутто), объем или габариты, класс опасности по ДОПОГ (если является опасным). Количество мест, если груз сборный;
• тип транспортного средства;
• вид тары упаковки;
• способ погрузки;
• особые условия перевозки, например, температурный режим перевозки и пр.

В случае, когда заказчик является отправителем и выписывает транспортные документы, в заявке следует отображать пункты для заполнения перевозчиком, такие как:

• государственный регистрационный номер транспортного средства;
• номер прицепа;
• марку транспортного средства;
• паспортные данные водителя;
• мобильный номер водителя, который часто оказывается полезен заказчику/отправителю.

Особняком встают пункты, которые включают в свои формы заявок многие транспортные компании, такие как:

• стоимость перевозки или ставка за перевозку груза;
• стоимость «перегруза» транспортного средства;
• стоимость простоя;
• время простоя на погрузке выгрузке;
• стоимость груза.

На последних остановимся отдельно, потому, что они не являются обязательными, т.к. их содержание не отображается в транспортных документах, а продиктованы спецификой российского рынка автомобильных грузоперевозок. Заказчик может настаивать на исключении этих пунктов из формы заявки, либо просто оставлять поля пустыми или заполнять формальными фразами «по договору автоперевозки», «в соответствии с соглашением».

Есть несколько способов согласования ставки на автомобильные грузоперевозки. Наиболее распространенными являются подписание протокола согласования цены или дополнительного соглашения к договору, обычно в таком случае ставка фиксируется на длительный срок. Второй вариант - указание ставки за перевозку непосредственно в заявке, в таком случае цена оговаривается по каждой автомобильной перевозке отдельно. Со стороны заказчика наиболее удобным решением в случае неоднократного обращения к перевозчику за услугами, конечно, будет подписание дополнительного соглашения по направлениям грузоперевозок, что так же избавит его от «разумного торга» который принято везти между исполнителем и заказчиком на рынке автомобильных грузоперевозок, в котором последний не всегда заинтересован.

Перегруз транспортного средства, который, между прочим, запрещен законодательством РФ это еще один элемент специфики перевозок на российском рынке. Обычно транспортные компании предлагают перевозки автомобильным транспортом до 20 тонн, при этом предлагая ставку по направлению. На самом же деле в законодательстве Российской Федерации нет четкого указания, сколько именно должен весить груз, при перевозках тентованной фурой. Требования предъявляются к общей массе автопоезда и давлению на оси тягача, поэтому перевозчик может пойти на определенные уступки по массе перевозимого груза. Будете вы платить деньги за «перегруз» или нет – здесь опять играет свою роль фактор «разумного торга».

Стоимость простоя и время, которое дает на загрузку и выгрузку перевозчик тоже включают в форму заявки, хотя эти цифры удобнее фиксировать в дополнительных соглашениях. Стоимость простоя обычно является фиксированной и редко меняется в зависимости от направления перевозки.

Стоимость груза, для некоторых грузов являющаяся коммерческой тайной, хотя и может отображаться в товарно-транспортно накладной не является обязательной для указания. Экспедитору или перевозчику она может быть необходима для принятия решения о страховании своей ответственности за груз, но на российском рынке автомобильных перевозок это редко практикуется.